Politique en matière de protection des données à caractère personnel

Préambule

« Symplicy » (dénommé ci-après : « Nous ») est actuellement une association de fait.

Nous sommes une start-up belge qui a pour but de rendre le droit plus accessible et compréhensible à tout un chacun.

Nous nous sommes rendu compte d’un problème : le langage juridique n’est pas assez vulgarisé et difficile d’accès.

Nous développons des solutions informatiques pour la profession juridique ainsi que pour le grand public.

Nous sommes actifs en Belgique, nous respectons donc la législation belge et européenne.

Nous sommes très soucieux de la protection des données personnelles de nos utilisateurs et de l’utilisation des cookies. Dès la conception du projet, nous agissons de manière proactive et préventive dans le traitement des données personnelles.

Nous récoltons et traitons vos données conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) du 27 avril 2016 ainsi que la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel. Vous bénéficiez d’un contrôle de vos données.

Cette Politique explique comment nous gérons les données personnelles lorsque vous utilisez l’ensemble de nos services et présente les choix dont vous disposez par rapport à ceux-ci.

En naviguant et en utilisant nos services c’est-à-dire :

Vous déclarez avoir pris connaissance de notre politique en matière de protection des données personnelles et vous l’acceptez expressément.

Que signifient ces notions élémentaires ?

Dans la présente politique en matière de protection des données à caractère personnel, il est convenu que les expressions ou mots suivants, qu’ils soient employés au singulier ou au pluriel, avec ou sans majuscule ont la signification suivante :

Symplicy : Il s’agit d’une association de fait. La start-up est composée essentiellement de développeurs et d’un juriste. La facturation de l’utilisation des outils développés par Symplicy se fait via la « SMART ». ». (https://smartbe.be/fr/)

Avocat : Toute personne physique (avocat inscrit à un barreau belge) ou morale (cabinet d’avocats) souhaitant utiliser nos services.

Cas concret : Il s’agit d’un tracas juridique, une demande juridique, un problème juridique exprimé par un utilisateur.  

Tags : Il s’agit de multiples étiquettes qui présentent de manière vulgarisée un domaine de compétence d’un avocat.

Profil avocat : Il s’agit d’une page web sur notre plateforme où sont publiés et diffusés des renseignements sur l’avocat et son activité professionnelle d’avocat. Le profil avocat est un annuaire mis à disposition du public. Le profil avocat est composé des informations suivantes : photos, nom, prénom, horaire du cabinet, tags de compétences, téléphones, mail, fax, site web, lien LinkedIn, barreau inscrit, décision de justice plaidée, formations, langues parlées.

Utilisateur : Toute personne physique souhaitant utiliser nos services.

Formulaire intelligent : Espace de saisie dans l’interface utilisateur, pouvant comporter plusieurs zones, ou « champs » : l’utilisateur peut y saisir du texte, cocher des cases, effectuer un choix dans une liste de termes prédéfinis, appuyer sur des boutons, etc. Pour pouvoir contacter et communiquer son cas concret à l’avocat, l’utilisateur doit remplir un formulaire intelligent. Ce formulaire intelligent est propre et lié à un cas concret c’est à dire que ce formulaire pose des questions types qui sont en rapport avec un cas concret. Ces formulaires intelligents ont pour but d’encadrer la demande d’un utilisateur. Ce formulaire intelligent est composé de questions. L’utilisateur remplit le formulaire intelligent en répondant aux questions. Il existe deux types de formulaire intelligent :

  • Les formulaires intelligents dit « généraux » : ce sont des formulaires intelligents créés par nos soins.
  • Les formulaires intelligents dit « personnalisés » : ce sont des formulaires intelligents créés par vos soins.

Casus : Il s’agit d’un de nos services. Programme informatique qui permet à un utilisateur de s’exprimer avec ses propres mots et de lui poser une série de questions via un formulaire intelligent. Cet outil informatique est installé sur trouveunavocat.be et/ou sur des sites d’avocats. Ces avocats ont souscrit un abonnement pour intégrer ce programme informatique sur leur propre site.

Trouveunavocat.be : Il s’agit d’un de nos services. C’est une plateforme web qui permet à un utilisateur de trouver un avocat.

Harvey ; Assistant personnel : Il s’agit d’un de nos services. C’est un compagnon (intelligence artificielle) avec lequel un utilisateur peut discuter.

Données à caractère personnel : désigne des données concernant un utilisateur qui peut être identifié directement ou indirectement à partir de ces données (ou à partir de ces données et d’autres informations en notre possession ou susceptibles d’entrer en notre possession).

Responsable du Traitement : désigne la personne physique ou morale (seule, ou conjointement ou en commun avec d’autres personnes) qui détermine les finalités et les modalités selon lesquelles toutes les données personnelles sont traitées. Aux fins de la présente politique en matière des données personnelles, nous sommes un Responsable du Traitement de vos données à caractère personnel.

Sous-Traitants : désigne toute personne physique ou morale qui traite les données au nom du Responsable du Traitement. Il se peut que nous fassions appel aux services de plusieurs Prestataires de Services afin de traiter vos données plus efficacement.

Quelles sont les données personnelles que nous collectons, pourquoi nous les utilisons (finalités) et sur quel fondement ?

En visitant nos sites (symplicy.com et trouveunavocat.be), vous pouvez vous informer sur nos services, lire nos articles de blog, prendre connaissance des différents profils avocats, discuter avec notre assistant personnel, prendre contact avec les avocats via nos formulaires intelligents, nous contacter, vous inscrire à notre newsletter. Lors de cette visite, nous récoltons des cookies analytiques (nous vous invitons à lire notre politique en matière de cookies).

1) Si vous utilisez la fonction géolocalisation via votre navigateur, vous nous donnez votre consentement exprès pour traiter :

– votre adresse IP

pour la finalité suivante :

  • de vous communiquer une liste d’avocat qui se trouvent à proximité de votre appareil (ordinateur, smartphone, tablette…).

Le traitement et la récolte de cette donnée sont fondées sur votre consentement. Ce consentement est donné lorsque vous cliquez sur « accepter » la fonction de géolocalisation via votre navigateur. Ces données sont obtenues directement depuis votre appareil (téléphone ou ordinateur).

2) Nous récoltons vos logs d’accès lors de l’utilisation de nos services, c’est-à-dire votre adresse IP,

pour la finalité suivante :

  • Communiquer à une autorité publique.

Le traitement et la récolte de cette donnée sont fondés sur une obligation légale dont nous sommes tenus.

  • Protéger notre infrastructure informatique et vos données.

Le traitement et la récolte de cette donnée sont fondés sur un intérêt légitime que nous poursuivons.

3) Si vous remplissez un formulaire intelligent via notre service « Casus » implanté sur notre site internet www.trouveunavocat.be ou sur un site d’un avocat, en cochant une case prévue à cet effet, vous nous donnez votre consentement exprès pour traiter et récolter :

– Votre adresse mail

– Votre nom

– Votre prénom

– Les réponses que vous apportez dans les formulaires intelligents présents sur notre site.

pour les finalités suivantes :

  • Analyser vos réponses dans le but d’améliorer la pertinence des questions de nos formulaires intelligents.
  • D’envoyer les réponses que vous avez apportés dans les formulaires intelligents à l’adresse mail de l’avocat sélectionné.
  • Permettre un abonnement à notre newsletter, nous vous tiendrons au courant de l’avancée de notre start-up, des nouveaux services proposés.
  • De réaliser des statistiques sur l’utilisation de nos formulaires intelligents : calculer le nombre de visiteurs qui utilise le formulaire intelligent, analyser votre comportement, analyser si vous répondez à une partie ou à tout le formulaire intelligent. Cela nous permet d’améliorer la pertinence des questions posées.

Le traitement et la récolte de ces données via les formulaires intelligents sont fondées sur votre consentement. Ce consentement est obtenu lorsque vous cochez une case prévue à cet effet. Les données traitées et récoltées via un formulaire intelligent sont conservées dans l’Union Européenne (sur des serveurs français : online.net et O2switch.fr). Ces données récoltées via les formulaires intelligents ne font pas l’objet d’un transfert en dehors de l’Union Européenne.

4) Si vous utilisez notre assistant personnel « Harvey », vous nous donnez votre consentement exprès pour traiter et récolter :

  • Les questions que vous lui posez
  • Les réponses que vous lui donnez

pour les finalités suivantes :

  • De réaliser des statistiques sur l’utilisation de notre assistant personnel : calculer le nombre de visiteurs qui l’utilise, calculer le temps passé de l’utilisateur.
  • Améliorer notre assistant personnel dans les réponses qu’il apporte aux utilisateurs. Nous analysons vos questions et réponses afin que ultérieurement l’assistant personnel puisse encore mieux y répondre.
  • Protéger notre assistant personnel et vos données.

Le traitement et la récolte de ces données via notre assistant personnel sont fondés sur votre consentement. Ce consentement est obtenu dès que vous utilisez notre assistant personnel.

5) Si vous choisissez de souscrire à notre newsletter, en cochant une case prévue à cet effet, vous nous donnez votre consentement exprès pour traiter et récolter :  

– Votre adresse mail

– Votre nom

– Votre prénom

pour les finalités suivantes :

  • Vous tenir au courant des avancées de notre projet, des nouveaux services.
  • Fixer éventuellement un rendez-vous pour vous présenter nos services (Prospection).

Le traitement et la récolte de ces données sont fondés sur votre consentement. Ce consentement est obtenu lorsque vous cochez une case prévue à cet effet.

6) Nous traitons et récoltons des données qui composent le profil avocat :

  • Nom de l’avocat
  • Prénom de l’avocat
  • Numéro d’entreprise / Numéro de TVA
  • Photo de l’avocat
  • Photo du cabinet de l’avocat
  • Adresse du cabinet de l’avocat
  • Adresse mail de l’avocat
  • Langue parlée par l’avocat
  • Structure du cabinet de l’avocat
  • Tags de compétence de l’avocat
  • Décisions de justice plaidées par l’avocat
  • Lien vers le LinkedIn de l’avocat
  • Lien vers le site internet de l’avocat

pour les finalités suivantes :

  • De permettre à un utilisateur de prendre contact avec un avocat.
  • De permettre à un utilisateur de trouver un avocat qui lui convient.
  • De permettre à un utilisateur de trouver un avocat à proximité.
  • D’envoyer le cas concret de l’utilisateur à l’adresse mail de l’avocat.
  • De réaliser notre prospection auprès des avocats.
  • Ciblage de publicité.
  • De publier et stimuler le partage de décisions de justice. Il s’agit d’un des objectifs de notre start-up. Nous estimons que les décisions de justice en Belgique ne sont pas assez partagées, publiées et gratuitement accessible aux citoyens.
  • De permettre la facturation de nos services et la récupération de créance.
  • De communiquer avec l’avocat.
  • Pour assurer l’assistance client
  • Pour faire part des changements apportés à nos services.
  • Pour détecter, prévenir et régler des problèmes techniques.

Le fondement pour le traitement de ces données qui composent le profil d’avocat est à distinguer entre :

  • Les avocats « free » qui n’ont pas souscrit d’abonnement à nos services La récolte et le traitement de leurs données qui composent le profil avocat est fondé sur des intérêts légitimes que nous poursuivons. (Article 6. F du Règlement Général sur la Protection des Données à Caractère Personnel). Les données qui constituent le profil de l’avocat sont des DONNEES PUBLIQUES. Elles sont présentes sur internet : site des barreaux, dans les décisions de justice, au Moniteur Belge, à la Banque-Carrefour des Entreprises.
    • Pour que notre plateforme puisse bien fonctionner, que l’utilisateur puisse choisir entre différents avocats, comparer, puisse trouver un avocat à proximité de son domicile, puisse trouver un avocat compétent pour son cas concret, il faut une multiplicité de profils avocats. Notre plateforme de référencement d’avocat ne serait pas du tout crédible s’il y avait par exemple un ou deux avocats à Arlon, deux à Namur, deux-trois à Liège. Dès lors nous avons dû créer une diversité de profils avocats notamment sur base des compétences, de la localisation. Nous avons créé des milliers de cas concrets, dès lors la plateforme n’est optimale que s’il n’y a un nombre suffisant d’avocats qui sont compétents pour répondre à ces cas concrets.
  • Les avocats « premium » c’est-à-dire les avocats qui ont souscrit un abonnement à nos services.
    • La récolte et le traitement de leurs données qui composent le profil avocat est fondé sur une obligation contractuelle. Les avocats qui ont un abonnement chez Symplicy ont signé et accepté nos conditions générales de services.

UN AVOCAT PEUT DECIDER DE MODIFIER CES DONNEES, LES CORRIGER OU DE LES EFFACER DEFINITIVEMENT DE NOTRE BASE DE DONNEES. Nous vous invitons à lire dans les présentes ces différents points : Quels sont vos droits en matière de protection des données personnelles ? et comment les mettre en œuvre ? Les données personnelles qui constituent le profil avocat sont des données qui sont publiques.

7) Si vous nous contactez par Mail, par Téléphone et/ou par Message via notre Page Facebook « Symplicy », Page Facebook « Trouve un avocat », Compte Instagram « Symplicy.belgium », Compte Instagram « trouveunavocat », nous traitons et récoltons : 

– Votre adresse mail

– Votre nom

– Votre prénom

– Votre demande

pour les finalités suivantes :

  • Vous recontacter et répondre à votre demande.
  • Fixer éventuellement un rendez-vous pour vous présenter nos services (Prospection).
  • Le bon fonctionnement de nos services.

Le traitement et la récolte de ces données sont fondés sur un intérêt légitime que nous poursuivons. A partir du moment où vous nous envoyez un message, un mail, il est nécessaire de collecter et traiter vos données personnelles pour répondre à votre demande.

De manière générale, nous traitons vos données lorsque le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis. En aucun cas, nous ne collectons ni ne traitons de données sensibles : cette catégorie de données personnelles concerne les informations confidentielles relatives à la santé, à une origine raciale ou ethnique, à des opinions politiques, à des croyances religieuses ou à la sexualité d’une personne.

En aucun cas, nous ne revendons vos données personnelles à des tiers.

Combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées ?

  1. Géolocalisation via votre navigateur

    Les données récoltées via la fonction géolocalisation (IP) sont conservées deux ans.

    Les données concernant les logs d’accès (IP) sont donc conservées deux ans.

  2. Formulaire Intelligent

    Les données récoltées via les formulaires intelligents sont conservées trente jours ouvrables. Dans les trente jours ouvrables, toutes données obtenues via nos formulaires (réponses que vous apportez aux formulaires intelligents) sont effacées à partir du jour où vous nous les transmettez.  Nous ne conservons UNIQUEMENT votre nom, prénom, adresse mail QUE DANS L’HYPOTHESE où vous avez accepté nos promotions via une case prévue à cet effet. Ce nom, prénom et adresse mail seront effacés de notre base de données dès l’instant où ils ne seront plus nécessaires à la finalité poursuivie ou si vous avez valablement exercé votre droit à l’effacement.

  3. Assistant personnel « Harvey »

    Les données récoltées via notre assistant personnel « Harvey » sont conservées deux ans.

  4. Newsletter

    Les données récoltées via notre formulaire « Newsletter » sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités poursuivies. Elles seront effacées de notre base de données dès l’instant où elles ne seront plus nécessaires à la finalité poursuivie ou si vous avez valablement exercé votre droit à l’effacement.

  5. Profil avocat

    Les données qui composent le « profil avocat » sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités poursuivies. Elles seront effacées de notre base de données dès l’instant où elles ne seront plus nécessaires à la finalité poursuivie ou si vous avez valablement exercé votre droit à l’effacement.

  6. Mail, par Téléphone et/ou par Message

    Les données personnelles récoltées via nos pages Facebook, par mail, par téléphones sont conservées deux ans.

Comment partageons-nous vos données avec nos sous-traitants ?

Vos données ne seront transmises à aucun autre sous-traitant que précisé ci-dessous et pour les finalités suivantes :

Nous utilisons les services d’Online.net :

  • Hébergement de notre site :  trouveunavocat.be et vindeenadvocaat.be
  • Hébergement de notre programme informatique Casus. 

Nous utilisons les services de O2switch.fr : 

  • Hébergement de notre site : symplicy.com

Nous utilisons les services de Mailchimp :

  • Nous permet de récolter vos adresse mail, nom, prénom pour l’envoi de nos mails et newsletters.

Nous utilisons les services de Microsoft :

  • Outlook : Nous permet de récolter vos adresse mail, nom, prénom pour l’envoi de nos mails et newsletters.

Nous utilisons les services d’Apple :

  • Apple calendrier : pour nos prises de rendez-vous.
  • Apple contact : pour contacter par téléphone (iPhone).
  • Apple mail : Nous permet de récolter vos adresse mail pour l’envois de nos mails et newsletters.

Nous utilisons les services de Google :

  • Google Cloud : pour conserver nos différents fichiers, bases de données en toute sécurité.
  • Google doc (pour nos traitements de texte, nos tableaux et calculs Excel).
  • Google Analytics pour analyser l’audience de notre site web et notre assistant personnel. Ce service d’analyse web proposé par Google assure le suivi du trafic d’un site web. Google utilise les données recueillies pour suivre et surveiller l’utilisation de nos services. Ces données sont partagées avec d’autres services Google. Google peut utiliser les données recueillies pour contextualiser et personnaliser les annonces de son propre réseau publicitaire.
  • API Place détails, API Autocompete, API Maps : géolocaliser un utilisateur via son navigateur afin qu’il trouve des avocats à proximité de sa position.
  • API Google pour faire fonctionner notre assistant personnel.

Nous utilisons les services de Slack :

  • C’est notre service de communication et de collaboration en interne.
  • API Slack : permet d’utiliser notre assistant personnel sur la plateforme Slack

Nous utilisons les services de Facebook :

  • Pour recevoir et répondre à vos messages via nos page Facebook « Trouve un avocat » et « Symplicy ».
  • API Facebook : permet d’utiliser notre assistant personnel sur la plateforme Facebook et la messagerie Messenger de Facebook
  • Facebook Analytiques : pour analyser l’audience de notre page facebook (Trouve un avocat et Symplicy) et notre assistant personnel, Harvey. Ce service d’analyse web proposé par Facebook assure le suivi du trafic d’une page ou d’une application développée. Facebook utilise les données recueillies pour suivre et surveiller l’utilisation de nos services. Ces données sont partagées avec d’autres services Facebook. Facebook peut utiliser les données recueillies pour contextualiser et personnaliser les annonces de son propre réseau publicitaire.

Nous utilisons les services de la Smart :

  • Permettre la facturation de nos services.

À titre informatif, voici leur politique en matière de protection des données à caractère personnel :

Certaines données pourraient être transférées sur des serveurs qui se trouvent hors de votre pays de résidence, notamment aux Etats-Unis. L’ensemble de nos sous-traitants présents aux Etats-Unis adhèrent au Privacy Shield. Le Privacy Shield est un mécanisme d’auto-certification pour les entreprises établies aux États-Unis. Ce mécanisme a été reconnu par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection adéquat aux données à caractère personnel transférées par une entité européenne vers des entreprises établies aux États-Unis. Ce mécanisme est par conséquent considéré comme offrant des garanties juridiques pour de tels transferts de données. https://www.privacyshield.gov/welcome

Quels sont vos droits en matière de protection des données personnelles ?

Droit d’accès : nous demander directement si on détient des informations sur vous, et demander à ce que l’on vous communique l’intégralité de ces données. L’exercice du droit d’accès est gratuit sauf si votre demande est excessivement récurrente, infondée ou manifestement destinée à abuser de ce droit d’accès. Nous serons en droit d’exiger le paiement de « frais raisonnables » en fonction des coûts administratifs supportés.

Droit de rectification et droit de mettre à jour vos données nous demander la rectification des informations inexactes vous concernant. Le droit de rectification complète le droit d’accès.

Droit d’opposition :

 Vous avez le droit de vous opposer à ce que des données personnelles à caractère personnel vous concernant fassent l’objet d’un traitement. Ce droit d’opposition ne concerne que les traitements nécessaires à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique, ou aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, ou à des fins de prospection, ou à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques. Nous pouvons invoquer des raisons légitimes et impérieuses prévalant sur vous par le traitement pour ne pas donner suite à votre droit d’opposition.

En ce qui concerne le marketing direct, vous pouvez vous y opposer sans devoir justifier par des motifs légitimes. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment de nos newsletters. Lorsqu’une personne s’oppose au traitement à des fins de marketing direct, nous ne traiterons plus ses données personnelles à de telles fins.

Droit de retirer votre consentement : Si les données sont traitées sur fondement de votre consentement, vous avez la possibilité à tout moment de revenir sur cette décision, sans remettre en cause le traitement passé.

Droit de portabilité La possibilité de récupérer une partie de vos données dans un format ouvert et lisible par machine et de transférer vos données personnelles d’un organisme à un autre.

Vous ne pouvez mettre en œuvre ce droit que pour les traitements de données qui ont été fondées sur le consentement ou que le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.

Vous ne pouvez exercer ce droit qu’en ce qui concerne les données que vous nous avez fournies.

Vous ne pourrez pas mettre en œuvre le droit à la portabilité des données lorsque celui-ci porte atteinte aux droits et libertés de tiers.

Droit à l’effacement : Le droit de demander l’effacement définitive de vos données. Ce droit ne peut être exercé que dans les limites prévues par l’article 17 et 18 du Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel.

Si vous estimez qu’un responsable de traitement ne respecte pas vos données personnelles, vous avez la possibilité d’introduire une plainte à l’Autorité de Protection des Données (« APD ») via ce lien : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/introduire-une-requete-une-plainte

Comment mettre en œuvre vos droits en matière de protection des données personnelles ?

Il vous suffit de nous envoyer un mail à info@symplicy.com en précisant le droit concerné, votre identité (pièce d’identité). Nous disposons d’un délai de réponse maximal d’un mois à compter de la date de réception de la demande.

Lien vers d’autres sites web ?

En utilisant nos services, ceux-ci peuvent contenir des liens vers d’autres sites web qui sont tenus par des personnes morales/physiques qui ne font pas partie de notre association de fait. Ces sites doivent avoir leur propre règlement en matière de protection des données à caractère personnel. Nous vous invitons à lire leurs règlements. Nous ne pouvons pas être responsables du contenu de ces sites ni de la manière dont ces sites traitent les données personnelles.

Qui sont les responsables de traitement et comment nous contacter ?

Les responsables de traitement Adrien D., Michel P., Shervin S., Gwenaël B. et Romain D.

Si vous pensez que nous ne respectons pas votre vie privée, vous pouvez adresser un mail à info@symplicy.com