Politique en matière de protection des Données à caractère personnel

Préambule :

Nous sommes une startup belge qui a pour but de rendre le droit plus accessible et compréhensible à tout un chacun.

Nous sommes actifs en Belgique, Nous respectons donc la législation belge et européenne.

Nous sommes très soucieux de la protection des données personnelles de nos utilisateurs et de l’utilisation des cookies.

Dès la conception de la startup Symplicy, Nous agissons de manière proactive et préventive dans le traitement des Données à caractère personnel.

Nous récoltons et traitons vos données conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) du 27 avril 2016 ainsi que la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de Données à caractère personnel. Vous bénéficiez d’un contrôle de vos données.

Cette Politique en matière de Données à caractère personnel explique comment Nous gérons les données personnelles et présente les choix dont Vous disposez par rapport à ceux-ci.

Les termes portant la majuscule qui sont utilisés dans la présente Politique en matière de Données à caractère personnel sans y être définis ont le sens qui leur est donné dans nos Conditions générales d’utilisation.

Vous déclarez avoir pris connaissance de notre politique en matière de protection des données personnelles et Vous l’acceptez expressément.

Quelles sont les données personnelles que Nous traitons et récoltons ? Quel est le fondement du traitement ? Combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées ?

Vous remplissez un Formulaire

Si Vous remplissez un Formulaire, vos réponses sont directement envoyées dans la boite mail de l’Avocat.

En cochant une case prévue à cet effet, Vous Nous donnez votre consentement exprès pour traiter :

Les réponses apportées dans les Formulaires :

  • Votre nom.
  • Votre prénom.
  • Votre numéro de téléphone.
  • Votre adresse mail.
  • Le contenu de votre demande pour l’Avocat. Ce contenu peut contenir des données médicales.

pour les finalités suivantes :

  • Envoyer vos réponses du Formulaire à l’adresse mail de l’Avocat.
  • Vous envoyer un accusé de réception à votre adresse mail. Cet accusé de réception confirme que votre demande a bien été envoyée à l’adresse mail de l’Avocat.
  • Contacter l’Avocat afin de vérifier s’il a bien reçu dans sa boite mail votre demande, le Formulaire.

Le traitement et la récolte de ces Données à caractère personnel sont fondés sur votre consentement.

Ce consentement est obtenu lorsque Vous cochez une case prévue à cet effet.

Ces Données à caractère personnel que Nous traitons proviennent directement de Vous.

Nous conservons vos Données à caractère personnel récoltées via les Formulaires pendant cinq jours.

Ce délai de cinq jours Nous permet de vérifier si votre demande a bien été envoyée à l’adresse mail de l’Avocat.

Passé ce délai de cinq jours, vos Données à caractère personnel récoltées via les Formulaires sont entièrement supprimées de nos Serveurs.

L’envoi des réponses du Formulaire est crypté.

Vous prenez contact avec Nous

Si Vous Nous contactez par Mail, par Téléphone, par notre outil de prise de rendez-vous et / ou par Message via nos pages Facebook et comptes Instagram, Nous traitons et récoltons :

  • Votre nom.
  • Votre prénom.
  • Votre numéro de téléphone.
  • Votre adresse mail.
  • Votre demande.

pour les finalités suivantes :

  • Vous recontacter et répondre à votre demande.
  • Fixer éventuellement un rendez-vous pour Vous présenter nos Services. (Prospection)
  • Vous présenter nos Services. (Prospection)
  • Répondre à votre demande concernant la mise en œuvre de vos droits liés aux Données à caractère personnel.

Le traitement et la récolte de ces Données à caractère personnel sont fondés sur un intérêt légitime que Nous poursuivons.

A partir du moment où Vous Nous envoyez un message, un mail, il est nécessaire de collecter et traiter vos données personnelles pour répondre à votre demande.

Ces Données à caractère personnel que Nous traitons proviennent directement de Vous.

Ces Données à caractère personnel récoltées via nos pages Facebook, par mail, par téléphones ou notre outil de prise de rendez-vous sont conservées deux ans.

Installation de notre Logiciel et création de notre Annuaire Avocat

Dans le cadre de l’installation de notre Logiciel sur le Site Internet de l’Avocat et la mise en ligne de notre Annuaire Avocat, Nous traitons et récoltons :

  • Nom de l’Avocat.
  • Prénom de l’Avocat.
  • Numéro d’entreprise / Numéro de TVA de l’Avocat.
  • Numéro de téléphone de l’Avocat.
  • Photo de l’Avocat.
  • Photo du cabinet de l’Avocat.
  • Adresse du cabinet de l’Avocat.
  • Adresse mail de l’Avocat.
  • Langue parlée par l’Avocat.
  • Structure du cabinet de l’Avocat.
  • Compétence de l’Avocat.
  • Numéros de comptes bancaires de l’Avocat.
  • Lien vers le LinkedIn de l’Avocat.
  • Lien vers le Site Internet de l’Avocat.
  • Décisions plaidées par l’Avocat.

pour les finalités suivantes :

  • D’assurer l’exercice de nos Services.
  • D’envoyer la demande, le Formulaire du Justiciable à l’adresse mail de l’Avocat.
  • De permettre à l’Avocat de prendre contact avec le Justiciable.
  • De réaliser notre prospection et nos présentations visuelles de démarchages auprès des Avocats.
  • D’assurer la communication avec l’Avocat.
  • Contacter par mail, téléphone l’Avocat afin de s’assurer qu’il a bien reçu la demande, le Formulaire du Justiciable.
  • D’assurer la mise en ligne, la publication ainsi que le référencement du Profil Avocat sur www.trouveunavocat.be.
  • De rédiger nos différents contrats avec les Avocats.
  • D’assurer la comptabilité de nos Services avec les Avocats.
  • Procéder à la facturation de nos Services et à leur récupération.
  • Diffuser sur Internet les décisions de justice.

Le traitement et la récolte de ces Données à caractère personnel sont fondés sur une obligation contractuelle.

Ces Données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités poursuivies.

Elles seront effacées de notre base de données dès l’instant où elles ne seront plus nécessaires à la finalité poursuivie ou si l’Avocat a valablement exercé son droit à l’effacement.

Un Avocat peut décider de modifier ces Données à caractère personnel, de les corriger ou de les effacer définitivement de notre base de données.

Nous Vous invitons à lire dans les présentes ces différents points :

  • Quels sont vos droits en matière de protection des données personnelles ?
  • Comment les mettre en œuvre ?

Publication et diffusion en ligne des décisions de justice

Nous avons pour but de rendre :

  • Le droit plus accessible et compréhensible.
  • De simplifier l’accès à l’information juridique.
  • De stimuler le partage de décisions de justice. Nous estimons que les décisions de justice en Belgique ne sont pas assez partagées, publiées et gratuitement accessibles aux citoyens.
  • De diffuser l’information juridique. En plus du partage des décisions de justice, Nous réalisons des podcasts. Nous créons et partageons librement et gratuitement des modèles de contrats sous licence MIT.

Ces décisions de justice Nous sont transmises par des Avocats ou proviennent de bases de données publiques qui sont couvertes par une licence libre de droit.

Nous diffusons sur Internet des décisions de justice, qui sont susceptibles de contenir des Données à caractère personnel. Cette collecte et ce traitement ont pour fondement légal :

  • Notre intérêt légitime à réutiliser des informations publiques.
  • La réponse à l’intérêt légitime d’information du public sur les décisions rendues par les juridictions belges (liberté d’expression et droit à l’information).
  • Notre intérêt légitime à remplir un objectif éducatif.

Nous avons fait le choix technique de procéder à une pseudonymisation par lettres aléatoires plutôt que par initiales, afin d’assurer l’effectivité de la pseudonymisation effectuée.

Cela signifie que les lettres que Vous trouverez à la place du nom de personnes ne sont pas les initiales de ces personnes.

Les clés d’identifications sont entièrement supprimées et ne sont pas conservées.

Si Vous trouvez des décisions dans lesquelles les noms de professionnels de justice, de personnes morales ou de noms de justiciables ne sont pas pseudonymisés, Vous pouvez Nous communiquer le lien de ces décisions afin que Nous procédions à une rectification. Les décisions de justice de la Cour européenne des droits de l’homme ne sont pas pseudonymisées, conformément aux articles 33 et 47 du Règlement de la Cour.

Qui sont les responsables de traitement et comment Nous contacter ?

Les responsables de traitement Adrien Dumonceaux, Simon Genin, Shervin Sardari, Gwenaël Bierlier et Romain Dubay.

Dans le cadre d’un de nos Services, Nous traitons vos Données à caractère personnel en capacité de responsable du traitement, c’est-à-dire l’entité qui détermine les finalités et les moyens des traitements.

Qui a accès à vos Données à caractère personnel ?

Les catégories de destinataires suivantes sont susceptibles de recevoir ou d’avoir accès à certaines de vos Données à caractère personnel (uniquement si cela est nécessaire à l’exercice de leur mission) :

  • Les responsables de traitement.
  • Les freelances chargés du customer success ont accès aux données d’identification personnelle, aux données d’identification professionnelle et aux données de contact des clients (personnes physiques) ou des représentants des clients (personnes morales) ainsi qu’aux Données à caractère personnel contenues dans les documents préparés dans le cadre du Service (qui peuvent contenir des Données à caractère personnel relatives à d’autres personnes concernées).
  • Les freelances en charge du développement commercial ont accès aux données d’identification personnelle, aux données d’identification professionnelle et aux données de contact de nos clients (personnes physiques), des représentants de nos clients (personnes morales) et des représentants de nos fournisseurs uniquement dans le cadre de notre gestion commerciale et de la gestion de nos fournisseurs.
  • Nos conseillers juridiques et avocats ont accès à certaines Données à caractère personnel des personnes concernées dans le cadre d’opérations de restructuration d’entreprise ou de litiges.
  • Nous confions le traitement de certaines de vos Données à caractère personnel à des sous-traitants uniquement dans la mesure nécessaire pour réaliser leurs missions et conformément à nos instructions écrites et à la Législation sur la Protection des Données Applicable.
  • Dans le cas d’une opération de réorganisation d’entreprise (par exemple, une opération de fusion-acquisition ou de financement), Nous sommes susceptibles de transmettre certaines Données à caractère personnel concernant un nombre limité de représentants de clients (personnes morales) vers une partie tierce impliquée dans l’opération (par exemple, un acheteur ou un investisseur) conformément à la Législation sur la Protection des Données Applicable.
  • Aux administrations fiscales et sociales afin de respecter nos obligations légales.

Comment partageons-Nous vos données avec nos Sous-traitants ?

  • Nous utilisons les services de Aws Amazon EC2 à Francfort (Allemagne) et O2 Switch (France) :
    • Hébergement de nos Sites Internet.
    • Hébergement de notre Logiciel.
    • Hébergement de nos bases de données (Annuaire Avocat, Formulaires, décisions de justice…).
  • Nous utilisons les services d’OVH à Paris (France) :
    • Hébergement de nos mails.
    • Inscription de nos Noms de domaines.
  • Nous utilisons les services de Mail Gun :
    • Un envoi en toute sécurité de la demande, du Formulaire à l’adresse mail de l’Avocat. Cet envoi est crypté.
    • Un envoi en toute sécurité d’une copie de votre demande, du Formulaire à votre adresse mail. Cet envoi est crypté.
  • Nous utilisons les services d’Apple :
    • Apple calendrier : Nous permet de fixer nos prises de rendez-vous.
    • Apple contact : Nous permet de Vous contacter par téléphone (iPhone).
    • Apple mail : Nous permet de gérer nos mails.
  • Nous utilisons les services de Google :
    • Google Cloud : Nous permet de conserver nos différents fichiers, bases de données en toute sécurité.
    • Google Gsuite : Nous permet de créer pour nos traitements de texte, nos tableaux, calculs Excel, de tenir une comptabilité.
    • Google Analytics : Nous permet d’analyser l’audience de nos Services. Ce service d’analyse web proposé par Google assure le suivi du trafic d’un Site Internet. Google utilise les données recueillies pour suivre et surveiller l’utilisation de nos Services. Ces données sont partagées avec d’autres services Google. Google peut utiliser les données recueillies pour contextualiser et personnaliser les annonces de son propre réseau publicitaire.
    • API Place détails, API Autocompete, API Maps : Nous permet de géolocaliser un utilisateur via son navigateur afin qu’il trouve des avocats à proximité de sa position.
    • API Google : Nous permet de faire fonctionner notre Assistant personnel Harvey.
  • Nous utilisons les services de Slack :
    • C’est notre service de communication et de collaboration en interne.
    • API Slack : permet d’utiliser notre assistant personnel sur la plateforme Slack.
  • Nous utilisons les services du groupe Facebook :
    • Pour recevoir et répondre à vos messages via nos pages Facebook et comptes Instagram.
    • API Facebook : permet d’utiliser notre assistant personnel sur la plateforme Facebook.
    • Facebook Analytics pour analyser l’audience de nos pages Facebook, de nos comptes Instagram et de notre assistant personnel « Harvey ». Ce service d’analyse proposé par le groupe Facebook assure le suivi du trafic d’une page Facebook ou d’un compte Instagram. Le groupe Facebook utilise les données recueillies pour suivre et surveiller l’utilisation de nos services. Ces données sont partagées avec d’autres services Facebook. Facebook peut utiliser les données recueillies pour contextualiser et personnaliser les annonces de son propre réseau publicitaire.
  • Nous utilisons les services de la Smart :
    • Nous permet de réaliser la facturation de nos Services.
  • Nous utilisons les services de Mailchimp :
    • Nous permet de récolter vos adresse mail, nom, prénom pour l’envoi de nos newsletters.
  • Nous utilisons les services de CBC Banque Belgique :
    • Permettre la tenue de notre compte bancaire.
  • Nous utilisons les services de Calendly :
    • Nous permet de fixer les rendez-vous.
  • Nous utilisons les services de Whereby :
    • Nous permet de réaliser nos différentes visioconférences (prospection, webinaire formation, présentation en ligne).

À titre informatif, voici leur politique en matière de protection des Données à caractère personnel :

Certaines données pourraient être transférées sur des serveurs qui se trouvent hors de votre pays de résidence, notamment aux États-Unis. L’ensemble de nos sous-traitants présents aux États-Unis adhèrent au Privacy Shield. Le Privacy Shield est un mécanisme d’auto-certification pour les entreprises établies aux États-Unis. Ce mécanisme a été reconnu par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection adéquat aux Données à caractère personnel transférées par une entité européenne vers des entreprises établies aux États-Unis. Ce mécanisme est par conséquent considéré comme offrant des garanties juridiques pour de tels transferts de données. https://www.privacyshield.gov/welcome.

Quel niveau de sécurité assurons-Nous ?

Nous avons pris des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos Données personnelles contre tout accès, utilisation, perte ou divulgation non autorisés.

Par exemple, Nous avons pris les mesures suivantes :

  • Nous avons une politique de nom d’utilisateur et de mot de passe sur tous nos systèmes.
  • Nous pseudonymisons les informations personnelles lorsque cela est nécessaire.
  • Nous effectuons systématiquement des sauvegardes des données personnelles afin de pouvoir les récupérer en cas d’incidents physiques ou techniques.
  • Nous testons et évaluons régulièrement nos mesures, et les ajustons si nécessaire.

Dans le cas de nouveaux projets pouvant avoir un impact sur votre vie privée, une analyse approfondie est effectuée pour garantir vos droits, la sécurité et la protection de vos données personnelles.

S’il devait néanmoins y avoir un incident concernant vos données, Vous en serez informé personnellement dans les circonstances prévues par la loi.

Quels sont vos droits en matière de protection des données personnelles ?

 Droit d’accès

  • Ce droit Vous permet de Nous demander directement si on détient des informations sur Vous, et de demander à ce que l’on Vous communique l’intégralité de ces données.
  • L’exercice du droit d’accès est gratuit sauf si votre demande est excessivement récurrente, infondée ou manifestement destinée à abuser de ce droit d’accès.
  • Nous serons en droit d’exiger le paiement de « frais raisonnables » en fonction des coûts administratifs supportés.

Droit de rectification et droit de mettre à jour vos données

  • Ce droit Vous permet de Nous demander la rectification des informations inexactes Vous concernant. Le droit de rectification complète le droit d’accès.

Droit d’opposition

  • Ce droit Vous permet de Vous opposer à ce que des Données personnelles à caractère personnel Vous concernant fassent l’objet d’un traitement.
  • Ce droit d’opposition ne concerne que les traitements nécessaires à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique, ou aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, ou à des fins de prospection, ou à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques. Nous pouvons invoquer des raisons légitimes et impérieuses prévalant sur Vous par le traitement pour ne pas donner suite à votre droit d’opposition.
  • En ce qui concerne le marketing direct (newsletter), Vous pouvez Vous y opposer sans devoir justifier par des motifs légitimes. Vous pouvez Vous désinscrire à tout moment de nos newsletters. Lorsqu’une personne s’oppose au traitement à des fins de marketing direct, Nous ne traiterons plus ses données personnelles à de telles fins.

Droit de retirer votre consentement

  • Si les données sont traitées sur fondement de votre consentement, Vous avez la possibilité à tout moment de revenir sur cette décision, sans remettre en cause le traitement passé.

Droit de portabilité

  • Ce droit Vous permet de récupérer une partie de vos données dans un format ouvert et lisible par machine et de transférer vos Données à caractère personnel d’un organisme à un autre.
  • Vous ne pouvez mettre en œuvre ce droit que pour les traitements de données qui ont été fondées sur le consentement ou que le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.
  • Vous ne pouvez exercer ce droit qu’en ce qui concerne les données que Vous Nous avez fournies.
  • Vous ne pourrez pas mettre en œuvre le droit à la portabilité des données lorsque celui-ci porte atteinte aux droits et libertés de tiers.

Droit à l’effacement

  • Ce droit Vous permet de demander l’effacement définitif de vos données.
  • Ce droit ne peut être exercé que dans les limites prévues par l’article 17 et 18 du Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel.

Comment mettre en œuvre vos droits en matière de protection des données personnelles ?

Si Vous souhaitez mettre en œuvre vos droits et si Vous deviez avoir des questions, des réclamations à propos de la manière dont Nous traitons vos données à caractère personnel, veuillez les adresser au préalable à info@symplicy.com.

Si Vous estimez qu’un responsable de traitement ne respecte pas vos données personnelles, Vous avez la possibilité d’introduire une plainte à l’Autorité de Protection des Données (« APD »), Vous avez le droit d’adresser une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.

L’autorité compétente pour la Belgique est : Autorité de Protection des Données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be ou via ce lien : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/introduire-une-requete-une-plainte.

Hyperliens vers d’autres Sites Internet ?

En utilisant nos Services, ceux-ci peuvent contenir des Hyperliens vers d’autres Sites Internet qui sont tenus par des personnes morales/physiques qui ne font pas partie de notre association de fait.

Ces Sites Internet doivent avoir leur propre règlement en matière de protection des Données à caractère personnel.

Nous Vous invitons à lire leurs règlements. Nous ne pouvons pas être responsables du contenu de ces Sites Internet ni de la manière dont ces Sites Internet traitent les Données à caractère personnel.

Quel est le droit applicable ?

La présente Politique en matière de protection des Données à caractère personnel sera interprétée par et conformément à la législation belge.

Quelle est la juridiction compétente ?

En cas de litige entre les parties relatif à la validité, à l’interprétation ou à l’exécution de la présente Politique en matière de protection des Données à caractère personnel qui ne pourrait être résolu à l’amiable, les Parties tenteront d’abord de résoudre ce litige par la médiation. Les Parties désigneront un médiateur parmi les médiateurs agréés par la Commission fédérale de médiation en Belgique.

Si la médiation ne permet pas de résoudre ce litige, le litige sera porté exclusivement devant les tribunaux de Liège, division Namur matériellement compétents.

Clauses diverses

Dans le cas où l’une des dispositions de la présente Politique en matière de protection des Données à caractère personnel sera déclarée nulle ou sans effet, elle serait réputée non écrite, sans que cela n’affecte la validité des autres dispositions.

La version originale de la présente Politique en matière de protection des Données à caractère personnel est en français. La version traduite en Néerlandais et en Anglais est uniquement disponible pour votre facilité et votre information. En cas de litige, la version française du texte sera considérée comme prédominante.

La présente Politique en matière de protection des Données à caractère personnel fait partie intégrante de nos Conditions générales d’utilisation et en est indissociable.

Si Vous pensez que Nous ne respectons pas votre vie privée, Vous pouvez adresser un mail à info@symplicy.com.